Van harte gefeliciteerd met de start van jouw implementatie. In de komende periode gaan we je omgeving klaarstomen, zodat jij en je consultant(s) geen tijd verliezen aan de basis data tijdens de implementatie.
Het doel van onboarding is om de software al zo voor te bereiden dat jullie een vliegende start kunnen maken tijdens de consultancydagen. Sommige zaken kunnen wij zonder jou doen, bij andere zaken zal jij ook aan het werk moeten en ons data doorgeven die wij in de Software kunnen inbrengen. Een onboarding wordt opgedeeld in twee fases;
De twee fases met hun specifieke taken, kan je terug op simplr.afas.be onder het tabje ‘basis inrichting’.
Wanneer wij van jou info nodig hebben om in te voeren zal dit veelal via Excels gebeuren. De sjablonen hiervan vind je per onderdeel hieronder terug. Het is dus belangrijk om ons zuivere data aan te leveren. Per onboardingtaak wordt er in een filmpje toegelicht hoe je het bestand best aanvult, daarnaast krijg je schriftelijk nog een aantal tips en links naar handige helpartikels. Op deze manier kunnen we je onboarding zo snel en zo efficiënt mogelijk laten verlopen.
Je hebt in de aanloop naar vandaag al enkele termen voorbij horen komen van onze Salesmanager. Maar wat betekenen ze ook alweer? Als je nog niet alles scherp op je netvlies hebt staan, geven we je graag een extra stukje uitleg. De onderstaande termen behandelen we in de video hier rechts.
Om Profit te starten op je computer maak je gebruik van de “Citrix Receiver”. Dit programma maakt een verbinding tussen je computer en data op AFAS Online. Wanneer je Profit voor het eerst opstart zal er ook een melding komen voor het installeren van deze tool.
Klik op de video hier rechts voor stap-voor-stap instructies van de installatie.
Let op! Deze installatie doe je voor iedere gebruiker die met Profit gaat werken.
Om in te kunnen loggen in Profit zul je eerst jezelf toegang moeten geven. In deze video leg ik je graag uit hoe dit snel en eenvoudig te regelen is. Ook verwijs ik je naar een belangrijk artikel op onze help die je straks kunt gebruiken om ook andere gebruikers zichzelf aan te laten melden.
Meeklikken?
Een implementatie doe je niet alleen. Daarom hebben wij informatie nodig van de medewerkers binnen je organisatie, en moet je aangeven wie van deze medewerkers reeds toegang nodig heeft tijdens de implementatie. Dit zijn de medewerkers die samen met de consultant de handen uit de mouwen zullen steken.
Download de file en vul deze aan zoals uitgelegd in de video.
Tip!
Nuttige Helpartikels:
We zetten al een stukje van InSite klaar in jullie eigen huisstijl.
Let op volgende punten voor de aanlevering!
We verwachten in deze taak de noodzakelijke bedrijfsgegevens per administratie. Of je gaat werken met één of meerdere administraties wordt meestal reeds besproken met de projectleider.
Denk bijvoorbeeld aan een NV en een VZW, waar de boekhouding apart moet lopen. Of bijvoorbeeld wanneer je bedrijf in België gevestigd is maar je hebt ook een vestiging in Nederland.
Download de Excel file en vul deze aan zoals uitgelegd in de video.
Tip!
Bankrekeningen: vul al je bankrekeningen per administratie in, ook als je er meer dan 3 hebt. Voorzie extra kolommen zodat wij deze ook kunnen aanmaken in de Profit omgeving.
Het Profit Communication Center verbindt Profit met Microsoft Office. Zo kun je eenvoudig bestanden ophalen vanuit en vastleggen in Profit. Denk bijvoorbeeld aan een belangrijke mail die je vast wilt leggen in het relatiedossier van jouw klant.
Let op! De onderstaande installatie- en koppelstappen doe je per gebruiker.
Vanuit Profit ga je verschillende mails versturen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan facturen of betalingsherinneringen. Om dat te kunnen doen, maak je gebruik van een mailserver. AFAS biedt deze als service inbegrepen in jullie licentie aan. Dit noemen we de AFAS Online mailserver.
Met het gebruik van de mailserver verzendt AFAS de e-mails die je vanuit Profit verstuurt namens jullie afzender. Dit zorgt ervoor dat de verstuurder (AFAS) niet overeenkomt met de verzender (jullie). De ontvangende mailserver kan het bericht hierdoor niet valideren en de e-mail weigeren. Dit komt doordat er geen relatie is tussen de verzender (AFAS) en jullie als klant (afzender).
Je machtigt de AFAS Online e-mailserver door de e-mailserver van AFAS toe te voegen aan het SPF-record van je eigen domein. Als je geen SPF-record inricht worden uitgaande e-mails niet goed afgeleverd of geblokkeerd.
Een correct ingericht SPF-record is noodzakelijk voor het verzenden van e-mailberichten via de AFAS Online e-mailserver.
Je vraagt je systeembeheerder of je webhostingpartner om een SPF-record aan te maken of aan te passen.
Hieraan moet het volgende toegevoegd worden: include:spf.afas.online
Ga naar de website MX toolbox. Vul hier het domein in, dit is alles wat achter de '@' van het e-mailadres staat en klik op SPF Record Lookup.
Als je include:spf.afas.online ziet staan is de inrichting gelukt.