Goedenacht, hier start jouw onboarding!


Van harte gefeliciteerd met de start van jouw implementatie. In de komende periode gaan we je omgeving klaarstomen, zodat jij en je consultant(s) geen tijd verliezen aan de basis data tijdens de implementatie.

Hoe volg je dit alles op?

  • Via AFAS SIMPLRvind je alle informatie terug met betrekking tot jouw implementatie. Daarnaast gebruiken we dit platform om de voortgang samen op te volgen aan de hand van de projectactiviteiten.
  • Elke projectactiviteit staat voor een bepaald percentage van de totale implementatie. Wanneer we een stap hebben afgewerkt, geven we dat aan in de projectactiviteiten.

Inleiding op Onboarding:

Wat is onboarding en ken jij het AFAS jargon?

Onboarding

Het doel van onboarding is om de software al zo voor te bereiden dat jullie een vliegende start kunnen maken tijdens de consultancydagen. Sommige zaken kunnen wij zonder jou doen, bij andere zaken zal jij ook aan het werk moeten en ons data doorgeven die wij in de Software kunnen inbrengen. Een onboarding wordt opgedeeld in twee fases;

  • De eerste fase omvat algemene bedrijfsinformatie, medewerkergegevens en je huisstijl.
  • In de tweede fase wordt er vooral boekhoudkundige data gevraagd.

De twee fases met hun specifieke taken, kan je terug op simplr.afas.be onder het tabje ‘basis inrichting’.

Wanneer wij van jou info nodig hebben om in te voeren zal dit veelal via Excels gebeuren. De sjablonen hiervan vind je per onderdeel hieronder terug. Het is dus belangrijk om ons zuivere data aan te leveren. Per onboardingtaak wordt er in een filmpje toegelicht hoe je het bestand best aanvult, daarnaast krijg je schriftelijk nog een aantal tips en links naar handige helpartikels. Op deze manier kunnen we je onboarding zo snel en zo efficiënt mogelijk laten verlopen.

Terminologie van AFAS

Je hebt in de aanloop naar vandaag al enkele termen voorbij horen komen van onze Salesmanager. Maar wat betekenen ze ook alweer? Als je nog niet alles scherp op je netvlies hebt staan, geven we je graag een extra stukje uitleg. De onderstaande termen behandelen we in de video hier rechts.

  • Profit
  • InSite
  • OutSite
  • Pocket
  • Profit Communication Center
  • AFAS Online
  • Klantportal
  • De Help

 

En nu aan de slag:

Fase 1 onboarding

Citrix Workspace (Receiver)

Om Profit te starten op je computer maak je gebruik van de “Citrix Receiver”. Dit programma maakt een verbinding tussen je computer en data op AFAS Online. Wanneer je Profit voor het eerst opstart zal er ook een melding komen voor het installeren van deze tool.

Klik op de video hier rechts voor stap-voor-stap instructies van de installatie.

Let op! Deze installatie doe je voor iedere gebruiker die met Profit gaat werken.

 

Eerste keer inloggen

Om in te kunnen loggen in Profit zul je eerst jezelf toegang moeten geven. In deze video leg ik je graag uit hoe dit snel en eenvoudig te regelen is. Ook verwijs ik je naar een belangrijk artikel op onze help die je straks kunt gebruiken om ook andere gebruikers zichzelf aan te laten melden. 

Meeklikken?

  1. Ga naar: Help.afas.nl
  2. Zoek op: "eerste keer inloggen"
  3. Open artikel: Eerste keer inloggen op AFAS Online met twee-factorauthenticatie

 

Gebruikers toevoegen

Een implementatie doe je niet alleen. Daarom hebben wij informatie nodig van de medewerkers binnen je organisatie, en moet je aangeven wie van deze medewerkers reeds toegang nodig heeft tijdens de implementatie. Dit zijn de medewerkers die samen met de consultant de handen uit de mouwen zullen steken.

Download de file en vul deze aan zoals uitgelegd in de video.


Tip!  

  • Medewerkerscode: Deze mag je vrij bepalen en dit mogen cijfers of  letters zijn.
  • Wij adviseren steeds om te werken met de eerste letter van de voornaam en vervolgens de 2 eerste letters van de familienaam.

Nuttige Helpartikels: 

Gebruikers toevoegen
Licentie en de aantallen
 

InSite huisstijl

We zetten al een stukje van InSite klaar in jullie eigen huisstijl. 

Let op volgende punten voor de aanlevering!

  • Je logo(‘s) in PNG of JPG formaat in hoge kwaliteit
  • Een word-document met:
    • Lettertype
    • HEX-kleurencodes (voorafgaand met een hashtag)
    • Jullie huidige website (gebruiken we ter inspiratie)
    • Jouw icoon bovenin bij de URL? Dan moet deze in .ico formaat 
    • Andere eventuele informatie die nodig is voor jullie opmaak

 

Bedrijfsgegevens en administratie(s)

We verwachten in deze taak de noodzakelijke bedrijfsgegevens per administratie.  Of je gaat werken met één of meerdere administraties wordt meestal reeds besproken met de projectleider.

Denk bijvoorbeeld aan een NV en een VZW, waar de boekhouding apart moet lopen. Of bijvoorbeeld wanneer je bedrijf in België gevestigd is maar je hebt ook een vestiging in Nederland.

Download de Excel file en vul deze aan zoals uitgelegd in de video.

Tip!

  • logo's (van je administratie(s)) stuur je best in met een .png formaat

  • Bankrekeningen: vul al je bankrekeningen per administratie in, ook als je er meer dan 3 hebt. Voorzie extra kolommen zodat wij deze ook kunnen aanmaken in de Profit omgeving.

Profit Communication Center

Wat is het Profit Communication Center (PCC)

Het Profit Communication Center verbindt Profit met Microsoft Office. Zo kun je eenvoudig bestanden ophalen vanuit en vastleggen in Profit. Denk bijvoorbeeld aan een belangrijke mail die je vast wilt leggen in het relatiedossier van jouw klant.

App connector deblokkeren:

  1. Open Profit via AFAS Online (inloggen).
  2. Ga hierna naar: Algemeen / Beheer / App connector.
  3. Open (dubbelklikken) "AFAS Temporary Office Access".
    1. Zet op tabblad "Algemeen" het vinkje "Geblokkeerd" uit.
    2. Klik op "Ok".
  4. Open (dubbelklik) "Profit Communication Center".
    1. Zet op tabblad "Algemeen" het vinkje "Geblokkeerd" uit.
    2. Klik op "Ok".

Let op! De onderstaande installatie- en koppelstappen doe je per gebruiker.

Bestanden downloaden:

  1. Open Profit via AFAS Online (inloggen).
  2. Ga vervolgens naar: Algemeen / Gebruiker / Communication Center / Installatie opslaan.
  3. Sla het bestand op je computer op.
  4. Ga hierna naar: Algemeen / Gebruiker / Communication Center / Instellingen opslaan.
  5. Sla ook dit bestand op je computer op.

Profit Communication Center installeren:

  1. Open de map waar je de installatiebestanden zojuist hebt opgeslagen.
  2. Dubbelklik op het installatiebestand PccSetup om de installatie te starten.
  3. Doorloop de installatiewizard.

Omgeving koppelen:

  1. Dubbelklik op het bestand Settings.poci om de omgeving te koppelen.
  2. Bij een succesvolle koppeling verschijnt de melding, "Omgeving is succesvol toegevoegd". Daarna kun je het Profit Communication Center gebruiken.

PCC zonder InSite 

 

 

PCC met InSite

 

Mailserver instellen

Wat is de AFAS Online mailserver?

Vanuit Profit ga je verschillende mails versturen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan facturen of betalingsherinneringen. Om dat te kunnen doen, maak je gebruik van een mailserver. AFAS biedt deze als service inbegrepen in jullie licentie aan. Dit noemen we de AFAS Online mailserver.

Met het gebruik van de mailserver verzendt AFAS de e-mails die je vanuit Profit verstuurt namens jullie afzender. Dit zorgt ervoor dat de verstuurder (AFAS) niet overeenkomt met de verzender (jullie). De ontvangende mailserver kan het bericht hierdoor niet valideren en de e-mail weigeren. Dit komt doordat er geen relatie is tussen de verzender (AFAS) en jullie als klant (afzender).

Dit los je op met een SPF-record.

Je machtigt de AFAS Online e-mailserver door de e-mailserver van AFAS toe te voegen aan het SPF-record van je eigen domein. Als je geen SPF-record inricht worden uitgaande e-mails niet goed afgeleverd of geblokkeerd.
Een correct ingericht SPF-record is noodzakelijk voor het verzenden van e-mailberichten via de AFAS Online e-mailserver.

Dit moet je (laten) doen:

Je vraagt je systeembeheerder of je webhostingpartner om een SPF-record aan te maken of aan te passen.

Hieraan moet het volgende toegevoegd worden: include:spf.afas.online

Dit moet je zelf doen:

  1. Open Profit via AFAS Online (inloggen).
  2. Ga vervolgens naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
    1. Open het tabblad "E-mail".
    2. De "Type e-mailserver" staat al correct ingesteld op "AFAS Online".
    3. Wijzig "Afzender automatische e-mail" naar een eigen e-mailadres. Dit mailadres is bij voorkeur van het type "info" of "no-reply".
    4. Klik na het wijzigen op "Ok".
    5. Klik "Ja" op de eerste melding.
    6. Klik "Ja" op de tweede melding.

Hoe kan ik controleren of mijn SPF-record goed is ingericht?

Ga naar de website MX toolbox. Vul hier het domein in, dit is alles wat achter de '@' van het e-mailadres staat en klik op SPF Record Lookup.

Als je include:spf.afas.online ziet staan is de inrichting gelukt.


Het eerste deel van jouw onboarding is gebeurd!

Ga naar Fase 2