In fase 2 gaan we met de financiële data aan de slag!


De basis is gelegd en we verdiepen ons nu tijdens fase 2 in jouw klanten, leveranciers en de eerste boekhoudigkundige administratie. In deze fase moet jij de correcte gegevens aanleveren.

Hoe volg je dit alles op?

  • Via AFAS SIMPLRvind je alle informatie terug met betrekking tot jouw implementatie. Daarnaast gebruiken we dit platform om de voortgang samen op te volgen aan de hand van de projectactiviteiten.
  • Elke projectactiviteit staat voor een bepaald percentage van de totale implementatie. Wanneer we een stap hebben afgewerkt, geven we dat aan in de projectactiviteiten.

Aan de slag:

Fase 2 onboarding

Grootboeken toevoegen

Je grootboeken vormen de basis van je boekhouding. Er zijn reeds meer dan 300 grootboekrekeningen die we volgens het standaard schema uitleveren. De rekeningen waarvan jullie geen gebruik maken, mag je verwijderen uit de lijst. Indien jullie rekeningen hebben die hier nog niet zijn opgenomen, mag je deze toevoegen. Ook ben je vrij om de omschrijving aan te passen van bestaande rekeningen.

Download de Excel file en vul deze aan zoals toegelicht in de video.


Tip!  

  • Grootboekrekeningnummers bestaan uit 6 cijfers voor Belgisch stelsel

  • De omschrijving van een grootboekrekening is beperkt tot 50 tekens inclusief spaties

Nuttige Helpartikels: 

Algemene informatie rond het grootboek
Inrichten van een grootboek

Dagboeken toevoegen

In je dagboeken komen alle financiële mutatis terecht.  Het is daarbij belangrijk dat de juiste instellingen per dagboek worden gehanteerd.  Dagboeken worden ingesteld per administratie.  Zorg voor de nodige aanpassingen in het bestand.  Je mag dagboeken blokkeren indien je ze niet gaat gebruiken en je bent vrij om omschrijvingen van dagboeken aan te passen. Ook ben je vrij om extra dagboeken aan te maken, bijvoorbeeld voor meerdere bankrekeningen.

Download de Excel file en vul deze aan zoals toegelicht in de video.


Tip!  

  • Elke code van een dagboek moet uniek zijn.
  • Dagboeken stel je in per administratie. Heb je meerdere administraties? Vul dan een tabblad aan per administratie.
  • Je hoeft niet alle voor gedefinieerde dagboeken gebruiken. Als jullie bijvoorbeeld facturen en creditnota’s van inkoop in één dagboek verwerken, mag je het aparte dagboek voor creditnota’s langs inkoopzijde blokkeren.

Nuttige Helpartikels: 

Dagboeken handmatig toevoegen
Dagboeken inrichten

Klanten

Uiteraard hebben wij de database nodig van je klanten (in Profit spreken we ook van debiteuren of verkooprelaties) zodat wij deze gegevens correct kunnen implementeren. In Profit heb je 2 soorten klanten:

  • Particulieren (personen)
  • Organisaties

Je moet deze opsplitsen in twee aparte files. Deze files zijn uiteraard reeds voorzien en vul je aan met de juiste gegevens.

Wanneer je klanten toevoegt (handmatig of via een import) wordt er achterliggend steeds een organisatie of een persoon aangemaakt in de CRM module, dit hoef je dus niet apart te doen.

Download de Excel files en vul deze aan zoals uitgelegd in de video.

 

Tip!

  • Bij "zoeknaam", kan je via de functie ‘LINKS’ in Excel, ervoor zorgen dat je steeds de eerste 10 tekens neemt van de naam van je klant.

  • Nummering:

    • We raden aan om een nieuwe autonummering op te starten in Profit. Deze start bij 1000 en loopt tot 4999.

    • Echter is het soms aangeraden om het oud klantnummer ook mee te nemen. Zo kan er makkelijk gematcht worden met data vanuit je vorige pakket. Hier is in het bestand een aparte kolom voor voorzien.

  • Een adres moet telkens volledig zijn met straat, huisnummer, postcode, woonplaats en land.
  • Een contactpersoon toevoegen is niet verplicht. Indien je deze info hebt mag je reeds de hoofdcontactpersoon instellen per klant. In een latere fase van de implementatie ga je meerdere contacten, afleveradressen en afdelingen per klant kunnen toevoegen.

Nuttige helpartikels!

Algemene informatie en verschillen tussen organisatie en personen
Algemene informatie rond debiteuren
Betaalvoorwaarde
BTW scenario’s

Leveranciers

Naast jouw klantenbestand hebben we ook de gegevens nodig van al je leveranciers (in AFAS termen spreken we ook van crediteuren of inkooprelaties. Hier verwachten we grotendeels dezelfde eigenschappen als bij de klanten met nog een aantal bijkomende velden die van belang zijn, namelijk: de voorkeur bankrekening, de BIC code en ‘automatisch betalen’.

Wanneer je leveranciers toevoegt (handmatig of via een import) wordt er achterliggend steeds een organisatie aangemaakt in de CRM module, dit hoef je dus niet apart te doen.

Download de Excel file en vul deze aan zoals uitgelegd in de video.

Tip!

  • Voorkeur bankrekening – BIC – Automatisch betalen
    • Bepaal meteen de voorkeur van de leverancier met bic code indien nodig. Geef ook aan bij ‘automatisch betalen’ of het wenselijk is dat de facturen van de leverancier in aanmerking komen om automatisch uit te betalen via een betaalopdracht.
    • Je kan via een import steeds bankrekeningen toevoegen, maar een voorkeur instellen kan enkel bij het aanmaken, niet bij het updaten van een bestaande leverancier.

Nuttige helpartikels!

Informatie over het handmatig toevoegen van een crediteur

Analytische boekhouding

Met een analytische boekhouding krijg je meer inzicht in de kosten en opbrengsten. Je verbijzondert (dit is de AFAS term die je op de help gebruikt) de kosten en opbrengsten bijvoorbeeld naar product, afdeling of regio/rayon. Je verbijzondert de kosten en opbrengsten door ze op een kostenplaats te boeken. Je kunt ook aantallen analytisch boeken (of verbijzonderen).

Download de Excel file en vul deze aan zoals uitgelegd in de video.

Tip!

  • Denk goed na of je bestaande analytische assen en codes nog steeds de gewenste structuur is. Het kan misschien een ideaal moment zijn om dit eens in vraag te stellen en te optimaliseren.
  • Als je nog geen bestaande structuur hebt, bespreek je dit best in een latere fase met je consultant tijdens de implementatie van de financiële module.

Nuttige helpartikels!

Algemene informatie over analytisch boeken
Algemene info rond het inrichten van een analytische boekhouding


Hierbij heb jij de onboarding afgerond!

Van harte gefeliciteerd met je eerste implementatie stap!