Permanent dossier

Alle dossierstukken die bijna nooit veranderen.

 

Introductie

 

In het Permanent dossier vind je alle dossierstukken die (bijna) nooit veranderen. Je kunt hierbij denken aan de Kvk-inschrijving en ID-bewijzen van klanten. Ook verkoopakten, hypotheekakten en opdrachtbevestigingen voeg je toe in het permanent dossier. Je kunt dossieritems toevoegen in insturen. 

Voordelen:

  • Proces volledig digitaal.
  • Grip op het proces door gebruik van workflows.
  • Zowel in InSite als in OutSite in te sturen.

 

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

 

Voorbereiding

  • Controleer of het type dossieritem Permanent dossier al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant

  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Ben je gestart op basis van een template?

Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle inrichting op deze pagina al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem Permanent dossier toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Bestand koppelen
  • Bewerken buiten workflow niet mogelijk
  • Kenmerken gebruiken
  • Alleen bestaande combinaties toegestaan
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

2. Bestemming

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Cliënt IB (één van deze verplicht) + Insturen in InSite
  • Cliënt Vpb (één van deze verplicht) + Insturen in InSite
  • Verkooprelatie (optioneel) + Insturen in InSite
  • Verkooprelatie + contact (optioneel)
  • Organisatie + contact (optioneel)
  • Organisatie/persoon (verplicht)

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Opvragen gegevens permanent dossier na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om diverse kenmerkcombinaties toe te voegen.

Lees hier meer.

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Lees hier meer.

 

 

6. Vrije velden

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurswaarden te gebruiken bij het aanmaken van dossieritems. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Permanent dossierstukken activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

9. Autorisatie

Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd. Wij raden je aan om de volgende autorisatierollen te gebruiken in InSite:

  • Relatiebeheer
  • Functioneel applicatiebeheer
  • Manager InSite
  • Medewerker InSite

Voor OutSite gebruik je de volgende autorisatierollen:

  • Beheerder accountancyportal
  • Medewerker accountancyportal

 

10. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Sitebeheer

Voor het insturen van het dossieritem in InSite (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.

Lees hier meer.

12. Signaal

Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?