Partena
Introductie
Het volledige proces voor Partena valt onder te verdelen in de volgende stappen.
Lees hier meer over de werking en de opbouw van de koppeling met Partena.
Voorbereiding - Data opkuis
Voor we aan de slag gaan met de koppeling, dient de klant hun data op te schonen. Zo kan de informatie foutloos aangeleverd worden aan de consultant.
Let zeker op volgende gegevens:
- Telefoonnummer / GSM nummer – zelfde formaat genoteerd en startende met de landcode.
- Mailadressen
- Rijksregisternummers
- Adresgegevens – (straatnaam, huisnummers, busnummers, postcode, woonplaats)
- Geen letters bij huisnummers, letters staan mee in het veld busnummer.
- De schrijfwijze van woonplaatsen moeten gelijk zijn bij alle medewerkers. Bv. Sint-Niklaas en niet St-Niklaas.
- Geboorteplaats en geboorteland
De schrijfwijze van plaatsen moeten coherent zijn.
De plaats moet werkelijk bestaan in het land. - Functies.
- Reden uit dienst wanneer de uitdienstdatum is ingevuld.
- Kostenplaats (indien van toepassing).
1. Aanlevering aftap
De aftap wordt aangeleverd door het sociaal secretariaat. We hoeven hier niets mee te doen.
2. Basisgegevens werkgever (aanvullen)
Voor de basisinrichting van de werkgever heb je de volgende onderdelen nodig.
Als er nog geen werkgever is dan:
Bestaat er al een werkgever dan moet je de volgende onderdelen aanvullen:
- Aanlevering sociaal secretariaat
- Instanties
- Functies
- Werkgever sociaal secretariaat
- Kostenplaats/kostendrager
3. CAO & Arbeidsvoorwaarden
De nieuwste versie van de cao wordt geïmporteerd en de arbeidsvoorwaarden moeten per pc, statuut en werkweek aangemaakt worden.
4. Conversie analyse
Geen acties nodig, tenzij er gegevens in de data niet zouden kloppen en aangepast moeten worden. Dit wordt besproken met de consultant.
5. Looncomponenten
De klantspecifieke looncodecataloog wordt aangeleverd door Partena. Eens de looncomponenten klaargezet zijn, moet t.b.v. de paralleltest en ingebruikname van het pakket de looncomponenten en loonmutaties toegevoegd worden bij de medewerkers.
Looncomponenten worden geïmporteerd via de import HRM/Import Medewerker Payroll/Salarisparameter.
De loonmutaties via HRM/Import Medewerker Payroll/Loonmutatie.
6. Import medewerkergegevens
Geen actie van de klant vereist, tenzij er inhoudelijk gegevens niet juist staan. De import gebeurt op basis van de aftap en conversieanalyse.
Er dienen meerdere imports te gebeuren:
- Medewerkers
- Contract/Salaris
- Functie,
- Instantie
- Wagenpark
- Medewerker/auto
- Etc.
Lees hier meer.
7. Interface weergave
Geen actie van de klant vereist. De klantspecifieke inrichting gebeurt door de consultant op basis van de info van Partena.
De juiste interfaceweergave (kopie van de template) moet nog gelinkt worden in de eigenschappen van de werkgever.
Lees hier meer.
9. Test vaste gegevens
Geen actie van de klant vereist, tenzij er inhoudelijk gegevens niet juist staan.
Eens de structurele fouten eruit gehaald zijn, dient de terugkoppeling van het sociaal secretariaat overlopen te worden door de klant.
De klant heeft inzicht in de correctheid van de gegevens.
10. Test looncomponenten
Geen actie van de klant vereist, tenzij er inhoudelijk gegevens niet juist staan.
Eens de structurele fouten eruit gehaald zijn, dient de terugkoppeling van het sociaal secretariaat overlopen te worden door de klant.
De klant heeft inzicht in de correctheid van de gegevens.
11. Test kalender
Geen actie van de klant vereist, tenzij er inhoudelijk gegevens niet juist staan.
Eens de structurele fouten eruit gehaald zijn, dient de terugkoppeling van het sociaal secretariaat overlopen te worden door de klant.
De klant heeft inzicht in de correctheid van de gegevens.
12. Test Wagenpark
Geen actie van de klant vereist, tenzij er inhoudelijk gegevens niet juist staan.
Eens de structurele fouten eruit gehaald zijn, dient de terugkoppeling van het sociaal secretariaat overlopen te worden door de klant.
De klant heeft inzicht in de correctheid van de gegevens.
15. Declaraties via looncomponenten
Klant dient aan te geven welke declaraties als loonmutaties ingestuurd mogen worden. Partena kan mee bepalen welke looncomponenten hier geschikt voor zijn.
Declaraties worden rechtstreeks aan kosten en looncomponenten gekoppeld en worden zo meegenomen naar het sociaal secretariaat voor verloning.
16. Scenario testing
Het gehele scenario moet getest worden in een testomgeving voordat het in gebruik genomen kan worden.