In fase 2 gaan we met de basis HRM data aan de slag!


De basis is gelegd en we verdiepen ons nu tijdens fase 2 onder andere in jouw organigram, het wagenpark en de werkgever(s). In deze fase moet jij de correcte gegevens toevoegen of aanleveren.

Wat gaan wij (of jij) doen?

 

Hoe volg je dit alles op?

  • Via AFAS SIMPLR vind je alle informatie terug met betrekking tot jouw implementatie. Daarnaast gebruiken we dit platform om de voortgang samen op te volgen aan de hand van de projectactiviteiten.
  • Elke projectactiviteit staat voor een bepaald percentage van de totale implementatie. Wanneer we een stap hebben afgewerkt, geven we dat aan in de projectactiviteiten.

Aan de slag:

Fase 2 onboarding

CAO

De CAO bevat een groot aantal zaken met betrekking tot de looninrichting en arbeidsvoorwaarden. Tijdens de implementatie met jouw consultant ga je daar dieper op in. Tijdens de onboarding zetten we de CAO alvast klaar door deze te importeren in Profit. Staan er ook nog CAO's tussen die moeten verwijderd worden, dan zal de AFAS medewerker dat voor jou doen.

 

  1. Ga naar; HRM/organisatie/Cao
  2. Kies voor actieknop 4. Importeren

     

 

 

 

  1. Kies onderin voor Bestand en selecteer jouw correcte CAO en de CAO overige

     

 

 

 

 

 

 

 

  1. Klik op Voltooien
  2. Ga nu naar HRM/Organisatie/Werkgever en klik op de werkgever die je in stap 1 had toegevoegd.
  3. Ga naar het tablad CAO en klik op Nieuw om jouw geïmporteerde werkgever toe te voegen

     

 


 

  1. Klik op de 3 puntjes naar het verplichte veld CAO en kies jouw CAO en vervolgens op Voltooien

 

Tip!

  • Vind je het bestand niet terug in je map? Ga dan rechtstreeks in de verkenner naar het zip bestand en klik op de rechter muisknop en kies voor 'alles uitpakken'
  • Importeer ook de CAO 'België_(Overige)' deze dient voor medewerkers die niet op de payroll staan denk aan je zelfstandigen en interim medewerkers.

Nuttige helpartikels!

CAO

Werkgevers

De werkgever is de schakel tussen de cao en de medewerker. Je legt binnen Profit alles top-down vast. Eerst de cao, dan de werkgever en daarna de medewerker. Alles wat je vastlegt bij de werkgever, is van toepassing op de medewerker.

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en zoeknaam in.
  4. Klik op: de zoekknop naast Adres.
  5. Vul het adres in.
  6. Klik op Volgende totdat je de wizard kan voltooien. Hieronder geven we een aantal tips mee hoe je de verplichte velden moet invullen.

Tip!  

  • De werkgever is gekoppeld aan een organisatie. Had je nog geen organisatie aangemaakt dan gebeurt dit automatisch bij het aanmaken van de werkgever.

  • tijdens het doorlopen van de wizard pas je het nummer van de werkgever aan startende met nummer 1. Bij een 2e werkgever neem je nummer 2, ...

     

  • Kies voor de Belgische feestdagen bij de sluitingsdagentabel

  • Je kan aanvankelijk kiezen voor een standaard (Profit) loonstrook en dit achteraf nog wijzigen. bij het emailadres voeg je bijvoorbeeld noreply@klantnaam.be in

  • Kies dummy data voor de bestandlocatie, zoals jouw C map

Nuttige Helpartikels: 

Werkgever
Nieuwe werkgever inrichten

Functies importeren

Bij de werkgever leg je vast welke functies er binnen je organisatie gebruikt worden. Bij de functie leg je ook het type functie vast. De functies zijn via formatiebeheer te koppelen aan de afdelingen. Via formatiebeheer is de begroting voor het aantal FTE’s en medewerkers aan te geven.

Download de Excel file en vul deze aan zoals toegelicht in de video.


Tip!  

  • Je kunt ook werken met formatiebeheer, waarbij je per afdeling/functie een formatiebegroting kunt opstellen. Zorg ervoor dat je formatiebegroting aansluit met het jaarbudget binnen de financiële administratie. Dit heeft gevolgen wanneer er een koppeling is met een sociaal secretariaat. Het wordt afgeraden om dit in een later stadium te doen.
  • Op basis van je functies kan je je autorisatiemodel aansturen (en dus je autorisaties automatiseren). Dit leer je in de specialisatiecursus Autorisaties.
  • Je kan functies ook vertalen, kijk hiervoor naar de nuttige helpartikels

Nuttige Helpartikels: 

Functies bij werkgevers importeren
Vertalen functies  -  Omschrijving functies vertalen

Wagenpark

Tijdens de onboarding maak je je leasemaatschappij aan en koppel je deze aan de werkgever.
In een latere fase, samen met jouw consultant koppel je per werkgever de auto's die bij de werkgever in gebruik zijn. Vervolgens koppel je per medewerker de gewenste leaseauto en kun je kilometerstanden, onderhoudsbeurten en eventuele schade registreren.

  1. Ga naar HRM/Organisatie/Inrichting/Instantie
  2. Klik op Nieuw en voeg jouw leasemaatschappij als organisatie toe
  3. Ga vervolgens opnieuw naar jouw werkgever via HRM/Organisatie/Werkgever en klik op het tabblad Instantie.
  4. Klik op Nieuw en kies jouw leasemaatschappij.
  5. Klik op volgende en kies een begindatum en klik vervolgens op Voltooien

Tip!

  • Bij het ingeven van de naam van je leasemaatschappij klik je rechtsbovenin op de 3 puntjes en kies je de optie Zoeken in Graydon. Op die manier heb je met zekerheid de juiste organisatie te pakken worden alle belangrijke velden automatisch ingevuld.

     

Nuttige helpartikels!

Instantie
Instantie toevoegen bij een werkgever

Organigram

Het organigram is de schematische weergave van je organisatiestructuur. Aan deze structuur hang je de gezagsverhouding op. Deze structuur kent een maximum van tien lagen, waarbij laag 0 de hoogste en laag 9 de laagste laag is. Laag 0 kan maar één organisatorische eenheid bevatten. Laag 9 is de laagste laag op de werkvloer.

Voorbeeld:

  • Laag 0 leg je de holding vast.
  • Laag 1 leg je het bedrijf vast.
  • Laag 3 leg je de divisie vast.
  • Laag 5 leg je de afdelingsmanagers vast.
  • Laag 7 leg je de teammanagers vast.
  • Laag 9 leg je de teamleden vast.

Download de Excel file en vul deze aan zoals uitgelegd in de video.

Tip!

  • Wil je optimaal ruimte houden in je organigram, stel jezelf dan de volgende vraag voordat je de lagen gaat indelen. Waar verwacht ik uitbreiding of een tussenlaag? Gebruik dan daar extra tussenruimte, maar gebruik de hoogste en de laatste laag en laat bij voorkeur een tussenlaag open, zodat je bij een groter wordende organisatie een laag kan tussenvoegen.

Nuttige helpartikels!

Organigram inrichten
Dashboard organigram

 

 

Hieronder een video van onze indeling in het organigram.
Vanaf 2'23'' legt onze AFAS Beheerder Hans uit hoe hij dit destijds voor AFAS had ingericht.   

 

Hierbij heb jij de onboarding afgerond!


Van harte gefeliciteerd met je eerste implementatie stap!