Offboarding

Het afscheid van je klanten goed registreren.

 

Introductie

 

Helaas komt het voor dat je van de klant afscheid moet nemen. Uiteraard wil je dan wel evalueren waarom de klant vertrekt, of kun je toch nog gaan voor klantbehoud. Is de beëindiging definitief, ook dat moet je goed vastleggen.

Het verwijderen van de data is niet aan de orde, want dan raak je belangrijke statistische informatie kwijt. We gaan daarom de relatie blokkeren. Hierdoor zijn de gegevens wel beschikbaar, maar zie je ze niet standaard in de weergave. Het voordeel van deze methode is dat als de klant of leverancier toch weer in beeld komt je de gegevens weer kunt deblokkeren en alle historie is nog aanwezig. Voor het registreren van de relaties van het type persoon zijn alleen aanvullende eisen waar je aan moet voldoen voor de AVG. 

Voordelen:

  • Alle weergaven kunnen werken met de geblokkeerde en niet geblokkeerde regels.
  • Statistische informatie blijft voorhanden.
  • Je kunt ook de blokkade weer opheffen.

Dossieritems insturen In- en OutSite

Kracht van workflows

 

Voorbereiding

  • Controleer of het type dossieritem Klantbeëindiging al bestaat in je omgeving, dan is dit al ingericht en kun je aan de slag. Zo niet, dan kun je aan de slag met de inrichting.

Tip van de consultant

  • Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.

Ben je gestart op basis van een template?


Ben je gestart op basis van een template omgeving, dan is de kans groot dat we alle inrichting op deze pagina al voor je gedaan hebben. In dit geval kun je direct aan de slag!

Om je een indruk te geven:

Wat richt je in.

1. Dossieritem

Je voegt het type dossieritem Klantbeëindiging toe in Profit.

Voor dit dossieritem stel je het volgende in:

  • Dossieritems nummeren
  • Toelichting
  • Bestand koppelen
  • Bewerken buiten workflow niet mogelijk
  • Kenmerken gebruiken
  • Alleen bestaande combinaties toegestaan
  • Dossieritems zonder kenmerken toegestaan
  • Dossieritem als vertrouwelijk markeren

Lees hier meer.

2. Bestemming

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. 

Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:

  • Verkooprelatie (verplicht) + Insturen in InSite
  • Verkooprelatie + contact (optioneel) + Insturen in InSite

Lees hier meer.

3. Workflow

Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Klantbeëindiging na te bouwen.

Lees hier meer.

4. Kenmerkcombinatie

Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.

Wij raden je aan om het volgende kenmerk te gebruiken:

  • Eén combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.

Lees hier meer.

5. In & OutSite

Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen. 

Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je een omschrijving in meervoud op. 

Bij de geselecteerde bestemmingen zet je de instelling In InSite insturen aan.

Lees hier meer.

6. Vrije velden

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Vrije velden.

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.

Lees hier meer.

7. Profielen

Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.

Je gebruikt profielen om voorkeurswaarden te gebruiken bij het aanmaken van dossieritems. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.

Lees hier meer.

8. Activeren

Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Klantbeëindigingen  activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.

Lees hier meer.

 

 

9. Autorisatie

Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd. Wij raden je aan om de volgende autorisatierollen te gebruiken:

  • Relatiebeheerder
  • Functioneel applicatiebeheer
  • Manager InSite
  • Medewerker InSite

 

10. Pagina's opmaken

Elke pagina die je toevoegt voor InSite (of OutSite) moet je eerst nog opmaken zodat alle informatie duidelijk is. Bijvoorbeeld een weergave, een actie of een gerelateerde verwijzing.

Lees hier meer.

11. Plaatsen op je site

Voor het insturen van het dossieritem in InSite (en OutSite) moet je een menu-item, banner of hyperlink toevoegen.

Lees hier meer.

12. Signaal

Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.

Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.

Lees hier meer.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?