Kluskoker
Je eigen werkspot op InSite.
Introductie
De ene afdeling komt handjes te kort en op de andere afdeling is er ineens tijd over die er eerder niet was. Wellicht kunnen deze twee afdelingen iets voor elkaar betekenen, maar hoe zorg je voor een overzichtelijk ‘vraag en aanbod’ overzicht, zonder dat iedereen elkaar platmailt? Daarvoor hebben we op InSite de oplossing van de kluskoker. Op de pagina kun je je klussen aanmelden en is er op een afdeling te weinig werk, dan kun je een van de klussen oppakken.
Voordelen:
- Takenoverzicht beschikbaar.
- Laagdrempelig aanvragen insturen voor alle medewerkers, zowel via InSite als via AFAS Pocket.
- Je helpt je collega's, waardoor het werk eerder gereed is.
Dossieritems raadplegen en vastleggen | Maak je eerste workflow |
Bereid je goed voor
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Type dossieritem
Controleer of het type dossieritem Klus al bestaat in je omgeving. In dit geval is de inrichting op deze pagina al voor je gedaan vanuit een template omgeving.
Tip van de consultant
Op het moment dat je de inrichting hebt staan en wilt gaan testen, maak dan eerst een kopie van je omgeving. Je kunt dan ongestoord testen, zonder dat iemand daar 'last' van heeft.
1. Dossieritem
Je voegt het type dossieritem Klus toe in Profit.
Voor dit dossieritem stel je het volgende in:
- Dossieritems nummeren
- Begindatum
- Verantwoordelijke
- Toelichting
- Bestand koppelen
- Bijlage automatisch openen
Lees hier meer.
2. Bestemming
De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt insturen en raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren.
Wij raden je aan om de volgende bestemmingen te selecteren:
- Medewerker (optioneel)
Lees hier meer.
3. Workflow
Een workflow bestaat uit een opeenvolging van taken en acties. Voor dit type dossieritem raden we je aan om de workflow Klus te gebruiken.
Lees hier meer.
4. Kenmerkcombinatie
Een dossieritem heeft maximaal drie kenmerken waarin je een kenmerkwaarde kunt vastleggen. Hierdoor kun je dossieritems rubriceren en makkelijker terugvinden.
Wij raden je aan om de volgende kenmerken te gebruiken:
- 1 combinatie zonder kenmerk met koppeling naar workflow uit vorige stap.
Lees hier meer.
5. In & OutSite
Je kunt het type dossieritem ook in InSite en/of OutSite (klantportal) insturen.
Op het tabblad In & OutSite geef je aan waar het type dossieritem zichtbaar is. Vervolgens geef je de omschrijving in meervoud op: Klussen.
Lees hier meer.
6. Vrije velden
Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op vrije tabbladen.
Tip: Maak gebruik van locaties in Profit. Zet hier alle ruimtes van je bedrijfspand in.
Maak een vrij veld naar deze tabel. Hierdoor kun je elke aanvraag aan een locatie koppelen. Erg handig voor degene die de aanvraag moet afhandelen!
Lees hier meer.
7. Profielen
Voor dit type dossieritem gebruiken we geen Profielen.
Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite.
Lees hier meer.
10. Signaal
Deze workflow wordt niet gestart door een signaal.
Met behulp van signalen kun je automatisch workflows starten.
Lees hier meer.
8. Activeren
Als je het type dossieritem zichtbaar maakt in InSite ontstaat automatisch een gelijknamige Type pagina. Je moet dit type pagina Klus activeren in de eigenschappen van de site waarin je dit wilt gebruiken.
Lees hier meer.
9. Autorisatie
Ons advies is om een aparte rol Facilitaire dienst aan te maken, waar je onderstaande autorisatie aan kunt toekennen:
- Filterautorisatie
- Pagina's InSite / OutSite
Extra voordeel: Deze rol kun je direct gebruiken in je workflow, zodat taken direct bij deze gebruikers uitkomen!
Lees hier meer
Inrichting van je site
We hebben nu een mooie workflow en documentsjabloon beschikbaar. Nu komt de laatste, maar zeker zo belangrijke stap: We moeten toffe pagina's maken waarop dit allemaal samenkomt. Je begint met het maken van een portalpagina. Dit is een blanco pagina waarop je alle eerder gemaakte inrichting laat samenkomen. Deze moet het visitekaartje worden van de 'afdeling'.
Denk hierbij aan het tonen van nieuwsberichten, maar ook het tonen van lopende aanvragen of een knop waarmee je nieuwe aanvragen kan insturen.
1. Portal pagina
Deze pagina wordt je visitekaartje van de afdeling. Hier gaan alle eerder ingerichte onderdelen samenkomen. Probeer goed na te denken wat je als afdeling wilt uitstralen!
Lees hier meer.
2. Overzichten maken
Bij het aanmaken van een dossieritem of documentsjabloon heeft Profit al een overzicht voor je aangemaakt waarin alle aanvragen of documenten getoond worden.
In dit geval raden we aan om een extra overzicht te maken waarin alle openstaande aanvragen te zien zijn.
Lees hier meer.
3. Plaatsen op je site
Je hebt nu een mooie pagina, waarop alles te vinden is voor de facilitaire dienst. Laatste stap is om deze natuurlijk ergens in het menu te zetten of op een andere manier te zorgen dat medewerkers deze pagina weten te vinden!
Lees hier meer.