Inrichten Payroll

Pittige payrollzaken leuker maken.

Visie

De salarisverwerking is één van de meest fundamentele processen in elke organisatie. Het correct en tijdig uitbetalen van de salarissen is voor elke werkgever van cruciaal belang. 

Om dit voor elkaar te krijgen, beheert AFAS ruim 200 cao's waarin de branche-specifieke looninrichting wordt uitgeleverd en bijgewerkt. Daarnaast kunnen aanvullingen hierop of bedrijfseigen regelingen middels sjabloon componenten worden toegevoegd, zodat elke loonstrook van elke medewerker in elke branche correct kan worden berekend.  

Daarnaast voert AFAS Profit geautomatiseerde controles uit op afwijkende looninrichting en worden Payroll-mutaties automatisch (na goedkeuring via de workflow) verwerkt. Daarbij zijn er standaardrapportages aanwezig die de salarisadministrateur helpen bij hun controlerende functie met betrekking tot de Payroll. Bij AFAS gebruiken we hiervoor de term “Payrollfabriek”. 

Uitgangspunten: 

  • Integratie tussen HRM en Payroll.  
  • Vastlegging van mutaties bij de bron; controlerende functie voor de salarisadministrateur. 
  • Onderhoud van meer dan 200 cao’s door AFAS. 
  • Geautomatiseerde verstrekking van digitale loonstroken. 
  • Geautomatiseerde aanlevering van data bij de (overheids)instanties. 
  • Geautomatiseerde betaling van medewerkers en (overheids)instanties met behulp van bankkoppelingen.
     

Bekijk de volgende video om alvast een goed beeld te krijgen bij wat er omtrent de Payroll in de analysesessie naar voren gaat komen.

In het volgende Help-artikel wordt bovenstaand salarisverwerkingsproces uitgebreid toegelicht. 

Implementatieproces

Als voorbereiding op de eerste inrichtingsdag zullen de actieve looncomponenten aangeleverd moeten worden. Op basis van de refertegroep (proefpopulatie) zullen vervolgens de loonstroken worden vertaald en indien nodig ontbrekende looninrichting worden gebouwd. Zodra alle loonstroken correct zijn vertaald, is de looninrichting gereed. Op het moment dat de looninrichting compleet is, kan ook de journalisering worden ingericht. 

Afhankelijk van de grootte van de organisatie is er een conversiepartner aanwezig om de (proef)conversie uit te voeren. Tijdens de conversie wordt de data vanuit het bronpakket onttrokken en gemigreerd naar AFAS. 

Nadat de proefconversie is uitgevoerd en gecontroleerd, zal vlak voor livegang de liveconversie plaatsvinden. 

1. Looninrichting

2. Looncomponenten

Looncomponenten, grondslagen, salaristabellen en loonschalen vormen samen de kern van de loonberekening in payroll. De 'looninrichting'. Alle berekeningen die gedaan worden voor een correcte verloning vinden hierbinnen plaats. 

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Welke cao's zijn er van toepassing? 
  • Wordt, indien van toepassing, de pensioenregeling van de cao gehanteerd of is er een eigen pensioenregeling? 
    • Wat is hier de rekenregel van? 
  • Verzamel uit het huidige pakket de gebruikte looncomponenten, zodat deze gematcht kunnen worden met de looncomponenten in Profit. 
  • Zijn er aanvullende verzekeringen actief die berekend moeten worden?  
    • Wat zijn hier de rekenregels van?  
  • Hoe wordt er omgegaan met reiskosten? 
    • Wordt hier de reiskostenregeling van de cao gehanteerd? 
    • Worden reiskosten iedere maand vast uitbetaald of worden deze gedeclareerd op basis van het aantal reisdagen? 

Een belangrijk onderdeel binnen de looninrichting is de set aan looncomponenten. Zij zijn het brein achter de loonberekening. Op cao-, werkgever- en/of medewerkerniveau kun je deze looncodes beïnvloeden met waarden. Denk aan WHK-percentages of het bedrag aan maandelijkse PV-inhouding. Je regelt het allemaal binnen je looninrichting.

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Denk alvast na over een testpopulatie om de looninrichting mee te gaan testen. Gebruikelijk is dat deze qua grootte +/- 10% is van het personeelsbestand. Zorg dat hier de “bijzondere” medewerkers qua Payroll-regelingen in zitten, zodat je de gehele looninrichting raakt. Hieronder zie je enkele voorbeelden ter inspiratie: 
    • Fulltime medewerker
    • Parttime medewerker
    • Stagiair
    • Excedent-regeling
    • Generatieregeling
    • Reiskosten (alle regelingen)
    • Toeslagen (bijv. persoonlijke toeslag)
    • Verlofvormen (bijv. onbetaald verlof en ouderschapsverlof)

3. Werkgever

4. Betalingen

Bij de werkgever leg je de HRM en payroll instellingen vast.

Voor payroll leg je hier de cao, de instanties, het salarisverwerkingsplan, je berekening jaarloon BT, de loonstrook en de locatie van het betaalbestand vast.

Ook waarden voor de looninrichting waarop je wilt afwijken bij de werkgever leg je hier vast.

Automatiseer de betaling van loonheffing aan de Belastingdienst, pensioenpremies aan de pensioenuitvoerder en salarissen aan medewerkers.

Een belangrijk onderdeel in het payrollproces, waar je maar één keer goed naar hoeft te kijken tijdens de inrichting.

5. Journalisering

Met journaliseren leg je een koppeling tussen de salarisadministratie en de financiële administratie.

Je richt een groot deel van de journalisering op hoog niveau in. De cao, het rekeningschema en de journaalstructuur staan hierbij centraal.

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Verzamel het grootboekschema t.b.v. de inrichting van de journaalstructuur.
  • Hoe gaan jullie om met werkkosten? Ligt dit bij de financiële administratie of wordt dit beheerd door de afdeling Salarisadministratie? 

 

6. Loonbeslag

Helaas heeft bijna elke werkgever er wel eens mee te maken. Een schuldeiser die beslag legt op (een deel van) het salaris van een medewerker.  

Noodzakelijk kwaad. 
Daarom is de vastlegging en de doorberekening naar het salaris van groot belang.

7. Lening

Verstrek je als werkgever een lening aan de medewerker? Dan hebben we het over een personeelslening.

Het is mogelijk om het geleende bedrag met het salaris uit te betalen en de aflossing op het salaris in te houden. 

8. Voorschot

Je kunt heel eenvoudig een voorschot boeken en direct uit laten betalen.

In InSite heb je de mogelijkheid om een voorschot aan te vragen. Via deze workflow kan je het voorschot direct laten uitbetalen en verrekenen via de salarisverwerking.

Je kan er ook voor kiezen om het voorschot direct om te zetten naar een los betaalbestand en deze dus te betalen buiten de standaard salarisbetalingen om.

Download hier het aanleversjabloon om de proefpopulatie aan te leveren en de instructie om de proefpopulatie in te voeren.

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?