Voor we aan de slag gaan met de koppeling, dient de klant hun data op te schonen. Zo kan de informatie foutloos aangeleverd worden aan de consultant.
Let zeker op volgende gegevens:
De aftap wordt aangeleverd door het sociaal secretariaat. We hoeven hier niets mee te doen.
Voor de basisinrichting van de werkgever heb je de volgende onderdelen nodig.
Als er nog geen werkgever is dan:
Bestaat er al een werkgever dan moet je de volgende onderdelen aanvullen:
De nieuwste versie van de cao wordt geïmporteerd en de arbeidsvoorwaarden moeten per pc, statuut en werkweek aangemaakt worden.
Geen acties nodig, tenzij er gegevens in de data niet zouden kloppen en aangepast moeten worden. Dit wordt besproken met de consultant.
De klantspecifieke looncodecataloog wordt aangeleverd door Group S. Eens de looncomponenten klaargezet zijn, moet t.b.v. de paralleltest en ingebruikname van het pakket de looncomponenten en loonmutaties toegevoegd worden bij de medewerkers.
Looncomponenten worden geïmporteerd via de import HRM/Import Medewerker Payroll/Salarisparameter.
De loonmutaties via HRM/Import Medewerker Payroll/Loonmutatie.
Lees hier meer over de looncomponenten voor Group S.
Geen actie van de klant vereist, tenzij er inhoudelijk gegevens niet juist staan. De import gebeurt op basis van de aftap en conversieanalyse.
Er dienen meerdere imports te gebeuren:
Lees hier meer.
Geen actie van de klant vereist. De klantspecifieke inrichting gebeurt door de consultant op basis van de info van Acerta.
De juiste interfaceweergave (kopie van de template) moet nog gelinkt worden in de eigenschappen van de werkgever.
Lees hier meer.
Geen actie van de klant vereist, tenzij er inhoudelijk gegevens niet juist staan.
Eens de structurele fouten eruit gehaald zijn, dient de terugkoppeling van het sociaal secretariaat overlopen te worden door de klant.
De klant heeft inzicht in de correctheid van de gegevens.
Kalender via tijdsregistratie
Het is mogelijk om de kalender op te laten maken door Profit of door een extern tijdsregistratiesysteem. Dit stel je in bij de arbeidsvoorwaarde van de cao.
Wanneer je kiest om de kalender op te laten maken door Profit is het van belang dat de medewerkers een gespecificeerd- of werkrooster hebben.
Je kan de kalender ook aanleveren via de tijdsregistratietabel. Deze kan gevuld worden middels de updateconnector, een import of handmatig. Zodra er een regel voor één medewerker gewijzigd wordt, wordt de hele periode voor de desbetreffende medewerker opnieuw aangeleverd.
Kalendergegevens (tijdregistratie) & premies (loonmutaties)
Bij de verloning moeten volgende gegevens vanuit de partner in Profit geïmporteerd worden, zodat deze gegevens bij het doorsturen van de payroll verzameld kunnen worden en mee komt in de bestanden van de verloning:
· Kalendergegevens of tijdregistratie
· Premies of loonmutaties
Het gaat hier dus over 2 aparte imports naar Profit toe. Hiervoor zal de partner de export die ze momenteel maken naar Acerta toe opsplitsen naar 2 bestanden. Voor de lay-out van de bestanden kan er uitgegaan worden van de volgende definities:
· Kalendergegevens: Import medewerker payroll - tijdregistratie
· Premies: Loonmutatie (HRM-Beheer-Import medewerker-Loonmutatie)
User ID Partner AFAS
Wanneer een medewerker vanuit AFAS wordt aangemaakt in Partner, moet het gegenereerde ID in Partner terug in Profit opgeladen worden bij de medewerker in een vrij veld, zodat in beide systemen het medewerkersnummer gekend is voor beide applicaties. In Profit kan dit opgeladen worden via de UpdateConnector Employee.
Verder moet er in de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde ingesteld worden dat de kalender voor het SocSec geëxporteerd moet worden vanuit "Geïmporteerde data".
De salarisverwerkingsplannen kunnen toegevoegd worden via een import. Voor arbeiders en bedienden dient er een apart salarisverwerkingsplan aangemaakt te worden. Op basis van de periodetabel worden de juiste medewerkers in het juiste salarisverwerkingsplan gegroepeerd.
Lees hier meer.
Bij Group S worden er geen aparte salarisverwerkingsplannen aangemaakt. De voorschotten worden doorgestuurd via de actieknop 1. Klaarzetten voorschotbestand.
Lees hier meer.
Geen actie van de klant vereist, tenzij er zaken niet zouden kloppen bij Group S en aangepast moeten worden in de data.
Eens de structurele fouten eruit gehaald zijn, dient de terugkoppeling van het sociaal secretariaat overlopen te worden door de klant.
De klant heeft inzicht in de correctheid van de gegevens.
Klant dient aan te geven welke declaraties als loonmutaties ingestuurd mogen worden.
Acerta kan mee bepalen welke looncomponenten hier geschikt voor zijn.
Declaraties worden rechtstreeks aan kosten en looncomponenten gekoppeld en worden zo meegenomen naar het sociaal secretariaat voor verloning.