ESS

Zorg jij ervoor dat je gegevens up-to-date zijn?

Visie

Met employee Self Service (ESS) zorg jij als medewerker voor je eigen gegevens binnen de organisatie. Het uitvoeren van een medewerkersmutatie begint al op de eerste werkdag. Je wordt gevraagd om je eigen gegevens aan te vullen, je familie beheren en je adres te controleren. 

Volgens de visie van AFAS is de medewerker zelf verantwoordelijk voor het doorvoeren van wijzigingen die de persoonlijke gegevens van de medewerker aangaan. Wijzigt bijvoorbeeld het bankrekeningnummer? Dan stuurt de medewerker deze mutatie zelf in via InSite of de Pocket app. Na (een eventuele) goedkeuring wordt de mutatie automatisch in het systeem verwerkt. Dit bespaart de personeelsadministratie en/of leidinggevende veel tijd, aangezien deze alleen nog een controlerende en geen administrerende functie hebben in deze processen. 

Uitgangspunten:

  • Vastlegging bij de bron, dus verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf. 
  • Workflowgestuurde processen, dus geen losse mailtjes over en weer. 
  • Controlerende in plaats van administrerende rol voor bijvoorbeeld leidinggevende, salaris- en/of personeelsadministratie. 

Bekijk de volgende video om een goed beeld te krijgen bij wat er omtrent ESS in de analysesessie naar voren gaat komen.

1. Bepaal de ESS-processen

De template bevat een flink aantal ESS-processen die standaard uitgeleverd worden op de stamkaart.

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Bepaal welke ESS-processen via InSite en/of de Pocket app gestart mogen worden. Wil je weten welke processen via de Pocket app kunnen? Kijk dan hier.

2. Bepaal de workflow

De meeste ESS-processen worden conform de standaardinrichting automatisch afgehandeld omdat het over data gaat waar de medewerker zelf voor verantwoordelijk is. 

Voorbereidingen voor de analysesessie

  • Bepaal per ESS-proces hoe de workflow moet lopen en of er nog een goedkeuring moet plaatsvinden.

3. Familie beheren

Bij het toevoegen van je familie leg je niet alleen je partner en je kinderen vast.

Je bepaalt ook wie het contact is in geval van nood.

Zorg dan in ieder geval dat alle gegevens juist zijn ingevuld.

4. Personalia wijzigen

Je eigen gegevens, zoals e-mailadres, burgerlijke staat en je naamgebruik kun je zelf onderhouden en aanpassen.

Zorg ervoor dat dit altijd up-to-date is. Daarnaast kunnen alle vrije velden die de werkgever vastlegt ook gemuteerd worden. 

5. Adres wijzigen

Ga je verhuizen, leg dan zelf je verhuizing vast in InSite.

Het proces loopt via een workflow zodat personeelszaken ook op de hoogte is. Het adres is datumafhankelijk, dus als je nu al weet dat je over 3 maanden de sleutel van je nieuwe huis krijgt, dan kun je de verhuizing nu al vastleggen.

6. Bankrekening wijzigen

Je salaris wordt op je bankrekening gestort. Als je deze wijzigt, zal de volgende salarisbetaling op de nieuwe bankrekening gaan plaatsvinden. 

7. Instantiewijziging

Het is mogelijk om de instantieregels van de Sociaal Secretariaten bij de medewerker te wijzigen in InSite. Het is alleen mogelijk om de huidige instantieregel te wijzigen in InSite. 

8. Aanvraag opleiding

Wil je jezelf ontwikkelen dan kun je een aanvraag starten om een opleiding te volgen op kosten van je werkgever. Uiteraard zal deze eerst goedgekeurd moeten worden. 

9. Inzien eigen gegevens

Wat kan en mag je allemaal zien? Naast je personalia, bankrekening en familiegegevens is het wel handig als je ook je loonstrook en jaaropgave digitaal kunt zien. Dit kan in InSite, maar is ook in AFAS Pocket beschikbaar.

De medewerker heeft standaard toegang tot zijn/haar eigen gegevens. Hier is geen aanvullende inrichting voor nodig.

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?