Budgetteren
Vertaal je jaarstrategie naar cijfermatige doelstellingen.
Introductie
Als organisatie bepaal je voor het komende jaar een strategie met bijbehorende activiteiten vervolgens kun je dit met een budget cijfermatig in beeld brengen. Budgetteren helpt je om de gemaakte plannen te beoordelen en zo nodig bij te sturen.
Bij het budgetteren kun je kiezen voor twee verschillende methodes:
- Top-down, automatisch genereren van het budget op basis van voorgaande jaren.
- Bottum-up, een geheel nieuw budget handmatig of via een import invoeren.
Het verbruik van het budget komt tot stand doordat er bijvoorbeeld inkoopaanvragen worden gedaan die ten laste van een budget plaatsvinden. Deze worden dan beoordeeld door een budgethouder. Deze kun je vastleggen op de grootboekrekening maar als je werkt met verbijzondering ook op de verbijzonderingscode.
De budgethouder heeft ook de mogelijkheid om en deel van het budget toe te wijzen aan een reservering en daar één van de medewerkers aan te koppelen. We spreken dan van een deelbudgethouder.
Voordelen:
- Inzicht in te behalen jaardoelstelling.
- Budgethouder heeft zelf inzicht en middelen om uitnutting van het budget te bewaken.
- Controller/ directeur finance hebben hetzelfde inzicht maar dan over alle budgethouders heen.
- Deelbudgethouder toekennen bij het reserveren van het budget.
Deelbudgethouder |
Bereid je goed voor
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
- Budgetgrondslag
Bepaal of het budget wordt vastgelegd op grootboekrekening en/of verbijzonderingscode. Denk hierbij ook aan de budgethouder die je instelt per grootboekrekening of per verbijzonderingscode. De budgethouder kan op InSite het budget bewaken. - Reserveringen
Bepaal of er gebruikt wordt gemaakt van reserveringen en het vastleggen van eventuele deelbudgethouders. - Verplichtingen
Bepaal of er gebruik moet worden gemaakt van een verplichtingenadministratie. - Seizoensafhankelijk
Inventariseer of je een seizoenspatroon hebt in je budgetten of dat het budget evenredig over het jaar verdeeld wordt. - Afronden
Budget is een verwachting, rond het dus af op honderden of duizendtallen.
Tip van de consultant
Maak de budgethouders verantwoordelijk voor het budget en zorg voor een goede training voorafgaand aan de ingebruikname. Maak voor de budgethouders ook de mogelijkheid duidelijk voor het gebruik van deelbudgethouders.
Voor het budget bij een omzetrekening vul je het bedrag negatief in (voorafgegaan door een minteken).
Gebruik zo min mogelijk grootboekrekeningen. Bijvoorbeeld één rekening energiekosten in plaats van drie aparte rekeningen voor gas, water en elektra.
InSite
- Mijn budget
- Dashboard budgethouder
1.Administratieinstelling
Op het budget tabblad vul je de instellingen in voor:
- Voorkeur budgetscenario.
- Geef de periodeverdeeltabel op.
- Bepaal of het budget ook verbijzonderd moet worden en wat de hoofdas is.
- Bepaal of de budgethouder per grootboekrekening of per verbijzonderingscode moet worden vastgelegd.
2. Grootboekrekening
Open het Extra tabblad en vul daar de budgetteren instellingen in:
Wil je aantallen, bedragen of bedragen en aantallen budgetteren?
Kies de periodeverdeeltabel om de verdeling binnen het boekjaar op te geven.
Werk je met verplichtingen om je budget uit te nutten dan is het aan te raden om aan te vinken dat je verplicht bent om via het inkoopboek een verplichting af te boeken.
3. Budgetscenario
Maak een budgetscenario aan die je de naam Voorkeur budget meegeeft.
Wil je meer scenario's, voeg ze dan per administratie toe.
Voorbeelden zijn:
- Groei scenario
- Krimp scenario
- Meerjaren begroting
Let op: Je kunt per administratie maar één scenario opgeven die als default wordt gebruikt op diverse overzichten en dashboards.
Lees hier meer.
4. Periodeverdeeltabel
(optioneel)
De standaardtabel is een normaal verdeling, dus jaarbudget gedeeld door 12 is het maandbudget.
Je zult meerdere verdeeltabellen aan moeten maken als je seizoensinvloeden wilt laten terugkomen in het beschikbare budget per periode.
Lees hier meer.
5. Verbijzonderen
(optioneel)
Werk je met budgetten per afdeling dan werk je met verbijzondering. Je boekt dan niet alleen de kosten op een grootboekrekening, maar ook op een aanvullende code van de afdeling.
6. Budgethouder
(optioneel)
De budgethouder heeft een belangrijke taak in het bewaken van zijn/haar afdelingsbudget. In de workflows voor de goedkeuring van inkoopaanvragen en inkoopfacturen heeft hij/zij ook beoordelingsrol.
Lees hier meer.
7. Deelbudgethouder
(optioneel)
De budgethouder heeft de mogelijkheid om bij het reserveren van het budget een medewerker verantwoordelijk te maken. Dan spreken we van een deelbudgethouder. Deze krijgt voor het toegewezen deel dezelfde rechten als de budgethouder.
De deelbudgethouder is uiteraard ook opgenomen in de workflows van de inkoopofferte en de inkooporder.
Lees hier meer.
8. Importeren budget
(optioneel)
Vaak liggen er allerlei moeilijke berekeningen vast aan het uiteindelijke jaarbudget en worden deze in Excel gedaan.
Maak de excel dan zo dat er een bestand in CSV formaat kan worden gegenereerd die te gebruiken is om te importeren.
Lees hier meer.
9. Standaard inrichting
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
- Autorisatie gecontroleerd
- Dashboards actief
- Signalen gedeblokkeerd
- Proces in testomgeving doorlopen
10. Memoriaalboeking beoordelen
(optioneel)
Je kunt memoriaalboekingen beoordelen via de workflow. Hiermee houd je grip op boekingen die mogelijk 'interen' op een budget.
Lees hier meer.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Om budgetten te kunnen opvoeren moet je grootboekrekeningen hebben waarbij de code voor budgetteren staat ingevuld. | Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de meegeleverde standaard. |
2. Opvoeren budgetten | Voer per budgetscenario /jaar/periode/grootboekrekening /verbijzondering je budget op. Dit op basis van de gekozen periodeverdeeltabel. | Bij voorkeur importeer je de gegevens omdat het vaak veel regels zijn. |
Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite-inrichting, autorisatie, en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Drie budgetscenario's | Inrichting | Naast het voorkeur budget ook het groei- en krimpscenario in alle aanwezige administraties. |