Blokkeren periode
Mag ik wel of niet in het verleden boeken?
Introductie
Als de periode afgelopen is, gecontroleerd en gerapporteerd kan het wenselijk zijn om de periode te blokkeren. Dat kan voor de totale omgeving, per administratie of zelfs per dagboek. Daar zitten voor en nadelen aan vast. Als je de periode als een volledig jaar behandeld, dan is het advies om per boekjaar de aanwezige periodes te blokkeren, maar als je met een maandtabel werkt moet de periode wellicht 5 werkdagen na afloop al worden geblokkeerd.
Voordelen:
- Je kan geen gegevens meer wijzigen in een geblokkeerde periode.
- Je kan geen nieuwe boeking toevoegen in een geblokkeerde periode.
- Je hebt de keuze uit blokkeren voor de totale omgeving of per administratie.
Nadelen:
- Je kan geen boekingen corrigeren/wijzigen in een geblokkeerde periode.
- Wanneer je een boeking vergeten bent kan je hem niet toevoegen, waardoor de periodecijfers een vertekend beeld geven.
- Je zult alle correcties in een andere niet geblokkeerde periode moeten boeken.
Bereid je goed voor
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
- Manier van blokkeren
Bepaal of je de periode zou willen blokkeren per dagboek, per administratie of voor de totale omgeving.
Tip van de consultant
Als je maandelijks rapporteert en altijd van cumulatieve cijfers uitgaat, dan zou ik de periode niet blokkeren, zodat ik alle boekingen in de juiste periode kan boeken. Hierdoor is de periodevergelijking zuiverder.
1. Autorisatie
Naast de autorisatie wie er perioden mag blokkeren hoeft er niets ingericht te worden. De periodetabel voor de omgeving kun je blokkeren bij de periode-instellingen in Algemeen.
Wil je dat per administratie dan doe je dat op het tabblad perioden in de instellingen administratie.
Zelf per dagboek is blokkeren mogelijk, maar dit wordt afgeraden vanwege het vele werk.
Lees hier meer.
2. Standaard inrichting
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
- Autorisatie gecontroleerd
- Rapportlay-out volledig
- Berichtsjabloon in orde
- Dashboard actief
- Workflow gecontroleerd
- Signalen gedeblokkeerd
- Proces in testomgeving doorlopen