Wat richt ik minimaal in om de processen van HRM te laten werken?
De HRM-module is de basis voor de medewerkergegevens, het hart van de organisatie. Om tot een correcte vastlegging van de medewerkergegevens en de uiteindelijke verloning te komen, is het van belang dat basiszaken als een werkgever, instanties, cao, organigram, functiehuis en arbeidsvoorwaarden goed zijn ingericht.
Daarnaast heeft iedereen in de organisatie via de Pocket app inzicht in de persoonlijke gegevens met als voordeel dat via de telefoon deze informatie snel geraadpleegd kan worden.
Uitgangspunten:
Bekijk de volgende video om alvast een goed beeld te krijgen bij wat er omtrent HRM in de analysesessie naar voren gaat komen.
De eerste stap bij de inrichting is het importeren van de juiste cao. Zonder cao kun je niets inrichten, ook al gebruik je geen payroll.
Afhankelijk van het sociaal secretariaat moet er een andere cao geïmporteerd worden. Als je geen koppeling hebt met Acerta, Group S, Partena of SD Worx, dan moet je de Basis cao gebruiken die in de template aanwezig is.
Binnen de cao worden de arbeidsvoorwaarden vastgelegd voor dienstbetrekkingen, verlofsoorten, de werkweek, de standaardroosters, de type functie en de verzuimsoorten.
De meeste instellingen hebben direct gevolg voor de uurloonberekening.
Bij de werkgever leggen we op hoog niveau op diverse tabbladen gegevens vast voor de HRM en payroll instellingen.
Voor HRM leg je de vacatures, wagenpark, je contactgegevens, je koppeling naar de cao, de bankrekening en functies vast.
Bij de werkgever leg je vast welke functies er binnen je organisatie gebruikt worden. Bij de functie leg je ook het type functie vast.
De functies zijn via formatiebeheer te koppelen aan de afdelingen. Via formatiebeheer is de begroting voor het aantal FTE’s en medewerkers aan te geven.
Het organigram in Profit wordt gebruikt als autorisatiestructuur. En is het kloppend hart van Profit HRM. Het is hiërarchisch en laat dus zien “wie verantwoordelijk is voor wie”. Daarbij zijn twee regels belangrijk:
Het organigram bestaat uit 10 lagen (0 t/m 9). Je hoeft ze echter niet allemaal te gebruiken. Door een organisatorische eenheid (OE) van een leidinggevende op een OE van een medewerker te plaatsen leg je de relatie tussen de leidinggevende en de medewerkers vast. Zo is Profit in staat te bepalen wie de leidinggevende van de medewerker is.
Dat betekent dat je hiervan gebruik kunt maken in workflows. Ook in HRM-dashboards zullen de leidinggevenden alleen de informatie krijgen over medewerkers waar ze recht op hebben.
Medewerkers die niet op laag 9 staan (en dus leidinggevende zijn) krijgen in InSite automatisch rechten op hun medewerkers. Daar geldt de regel: wat een medewerker van zichzelf kan zien, mag een leidinggevende ook van die medewerker zien.
Gebruik het organigram niet voor financiële verantwoording. Het organigram in Profit heeft geen relatie met kostenplaatsen.
Een instantie is een instelling waarmee je te maken krijgt als organisatie.
Op deze instantie leg je de basis vast waarna je ze kunt gebruiken bij de werkgever.
In HRM gebruiken we de volgende instanties:
Als de zaken 1 t/m 4 zijn ingericht kun je de medewerkers vastleggen. Minimaal is nodig een salarisregel, een contractregel, een functieregel, een roosterregel en een instantieregel. De zogenaamde SCORFI regels. Naast deze verplichte regels kun je nog veel meer informatie vastleggen bij een medewerker.
Bij de medewerker is er natuurlijk een dossierfunctionaliteit beschikbaar. Niet alleen voor de aanstellingsbrief en de kopie-identiteitsbewijs, maar ook notities, beoordelingsverslagen, loonstroken, jaaropgaven zitten in het dossier.
Dit is alleen zichtbaar als je bent geautoriseerd.
Alle aanwezige vervoermiddelen kun je hier vastleggen, zodat je een volledig inzicht krijgt in jouw mobiliteit.
Je legt vast wie de bestuurder is, waar de lease is afgesloten en wat de looptijd van het contract is. Daarnaast kun je ook kilometerstanden, onderhoudsbeurten en eventuele schades bijhouden.
Mobiliteit beschikt ook over een dossier, zodat je alle informatie digitaal kunt koppelen aan de vervoermiddelen.
Naast de nationaal erkende feestdagen ben je in staat om eigen sluitingsdagen toe te voegen aan de sluitingsdagtabel.
Deze dagen werken door in de agenda, roosterkalenders, bezetting en in de projecten als je de controle op de feestdagen aan hebt staan.
Met formatieplaatsen kun je combinaties vastleggen van functie, organisatorische eenheid, kostenplaatsen, en/of kostendragers. Door deze combinaties vooraf vast te leggen is de kans op fouten een stuk kleiner. Daarnaast ben je in staat om een begroting vast te leggen voor formatieplaatsen. Dit is inzichtelijk gemaakt in een dashboard.