Acerta

Introductie

 

Het volledige proces voor Acerta valt onder te verdelen in de volgende stappen.

Voorbereiding - Data opkuis

 

Voor we aan de slag gaan met de koppeling, dient de klant hun data op te schonen. Zo kan de informatie foutloos aangeleverd worden aan de consultant.

Let zeker op volgende gegevens:

  • Telefoonnummer / GSM nummer – zelfde formaat genoteerd en startende met de landcode.
  • Mailadressen
  • Rijksregisternummers
  • Adresgegevens – (straatnaam, huisnummers, busnummers, postcode, woonplaats)
    • Geen letters bij huisnummers, letters staan mee in het veld busnummer.
    • De schrijfwijze van woonplaatsen moeten gelijk zijn bij alle medewerkers. Bv. Sint-Niklaas en niet St-Niklaas.
  • Geboorteplaats en geboorteland
  • De schrijfwijze van plaatsen moeten coherent zijn.
  • De plaats moet werkelijk bestaan in het land.
  • Functies.
  • Reden uit dienst wanneer de uitdienstdatum is ingevuld.
  • Kostenplaats (indien van toepassing).

1. Aanlevering aftap

 


De aftap wordt aangeleverd door het sociaal secretariaat. We hoeven hier niets mee te doen.

 

2. Basisgegevens werkgever (aanvullen)


Voor de basisinrichting van de werkgever heb je de volgende onderdelen nodig.

Als er nog geen werkgever is dan:

Bestaat er al een werkgever dan moet je de volgende onderdelen aanvullen:

 

3. CAO & Arbeidsvoorwaarden


De nieuwste versie van de cao wordt geïmporteerd en de arbeidsvoorwaarden moeten per pc, statuut en werkweek aangemaakt worden.

 

4. Conversie analyse

 


Geen acties nodig, tenzij er gegevens in de data niet zouden kloppen en aangepast moeten worden. Dit wordt besproken met de consultant.

 

5. Looncomponenten

 


De klantspecifieke looncodecataloog wordt aangeleverd door Acerta. Eens de looncomponenten klaargezet zijn, moet t.b.v. de paralleltest en ingebruikname van het pakket de looncomponenten en loonmutaties toegevoegd worden bij de medewerkers.

Looncomponenten worden geïmporteerd via de import HRM/Import Medewerker Payroll/Salarisparameter.

De loonmutaties via HRM/Import Medewerker Payroll/Loonmutatie.

Lees hier meer over de looncomponenten voor Acerta.

 

6. Import medewerkergegevens


Geen actie van de klant vereist, tenzij er inhoudelijk gegevens niet juist staan. De import gebeurt op basis van de aftap en conversieanalyse.

Er dienen meerdere imports te gebeuren:

  • Medewerkers 
  • Contract/Salaris
  • Functie,
  • Instantie
  • Wagenpark
  • Medewerker/auto
  • Etc.

Lees hier meer.

 

7. Interface weergave


Geen actie van de klant vereist. De klantspecifieke inrichting gebeurt door de consultant op basis van de info van Acerta.

De juiste interfaceweergave (kopie van de template) moet nog gelinkt worden in de eigenschappen van de werkgever.

Lees hier meer.

 

8. Communicatieprofiel


Geen actie van de klant vereist. 

Lees hier meer.

9. WKA Integratietest


Actie van de klant vereist indien er inhoudelijke verschillen zijn die de consultant en Acerta niet kunnen weten. Eens de structurele fouten eruit gehaald zijn, dient de terugkoppeling van het sociaal secretariaat overlopen te worden door de klant. De klant heeft inzicht in de correctheid van de gegevens.

 

10. Tijdsregistratie


Kalender via tijdsregistratie
Het is mogelijk om de kalender op te laten maken door Profit of door een extern tijdsregistratiesysteem. Dit stel je in bij de arbeidsvoorwaarde van de cao.
Wanneer je kiest om de kalender op te laten maken door Profit is het van belang dat de medewerkers een gespecificeerd- of werkrooster hebben. 
Je kan de kalender ook aanleveren via de tijdsregistratietabel. Deze kan gevuld worden middels de updateconnector, een import of handmatig. Zodra er een regel voor één medewerker gewijzigd wordt, wordt de hele periode voor de desbetreffende medewerker opnieuw aangeleverd.

Kalendergegevens (tijdregistratie) & premies (loonmutaties)
Bij de verloning moeten volgende gegevens vanuit de partner in Profit geïmporteerd worden, zodat deze gegevens bij het doorsturen van de payroll verzameld kunnen worden en mee komt in de bestanden van de verloning:
· Kalendergegevens of tijdregistratie
· Premies of loonmutaties
Het gaat hier dus over 2 aparte imports naar Profit toe. Hiervoor zal de partner de export die ze momenteel maken naar Acerta toe opsplitsen naar 2 bestanden. Voor de lay-out van de bestanden kan er uitgegaan worden van de volgende definities:
· Kalendergegevens: Import medewerker payroll - tijdregistratie
· Premies: Loonmutatie (HRM-Beheer-Import medewerker-Loonmutatie)

User ID Partner AFAS
Wanneer een medewerker vanuit AFAS wordt aangemaakt in Partner, moet het gegenereerde ID in Partner terug in Profit opgeladen worden bij de medewerker in een vrij veld, zodat in beide systemen het medewerkersnummer gekend is voor beide applicaties. In Profit kan dit opgeladen worden via de UpdateConnector Employee.

Verder moet er in de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde ingesteld worden dat de kalender voor het SocSec geëxporteerd moet worden vanuit "Geïmporteerde data"

 

11. Salarisverwerkingsplan


Op basis van de informatie van Acerta, kan via een import.

Per stuurgroep dient er een apart salarisverwerkingsplan toegevoegd te worden.

Lees hier meer.

12. Voorschotten

 


Input van de klant/Acerta over de stuurgroepen. Voorschotten worden via een apart salarisverwerkingsplan doorgestuurd. Deze kunnen toegevoegd worden via een import.

Lees hier meer.

 

13. Paralleltest

 


Geen actie van de klant vereist, tenzij er zaken niet zouden kloppen bij Acerta en aangepast moeten worden in de data. Eens de structurele fouten eruit gehaald zijn, dient de terugkoppeling van het sociaal secretariaat overlopen te worden door de klant.

De klant heeft inzicht in de correctheid van de gegevens.

 

14. Declaraties via looncomponenten


Klant dient aan te geven welke declaraties als loonmutaties ingestuurd mogen worden.

Acerta kan mee bepalen welke looncomponenten hier geschikt voor zijn.

Declaraties worden rechtstreeks aan kosten en looncomponenten gekoppeld en worden zo meegenomen naar het sociaal secretariaat voor verloning.

 

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?